Verslag van de online-bijeenkomst Bedrijfscontinuïteit

Online-bijeenkomst bedrijfscontinuïteit 24 november

verslag bedrijfscontinuïteit BMDAdviesHoe ga je als bedrijf door nadat het sein brandmeester is gegeven? Bij een grote calamiteit als een brand, staat je een enorme klus te wachten. Wat moet je verzekeringstechnisch regelen, wat zijn de juridische eisen en gevolgen? Hoe kun je het primair bedrijfsproces weer zo snel mogelijk opstarten? Het zijn maar enkele voorbeelden van de vele vragen die na een calamiteit in rap tempo op je afkomen.

BMD Advies Zuid-Nederland en V&S Milieu Adviseurs ondersteunden afgelopen jaar twee bedrijven op het Tilburgse industrieterrein Kraaiven, waar in september 2019 een grote brand woedde. De ervaring van afgelopen decennium met de aanpak van Chemie-Pack Moerdijk vormde hier de basis. Deze case stond centraal bij de online-bijeenkomst van dinsdag 24 november ‘Bedrijfscontinuïteit: waar staat u na een calamiteit?’

Factsheet – leerpunten vanuit een Webinar bedrijfscontinuïteit november 2020

De brand is geblust, maar dan?

Frank Hoezen, is KAVM Coördinator bij Vollenhoven Olie Technologie, één van de bedrijven die bij de brand op 20 september 2019 volledig werd verwoest. Bij de online-bijeenkomst bedrijfscontinuïteit van 24 november, vertelde hij de deelnemers wat je dan te doen staat: “Al meteen in de eerste uren komt er enorm veel op je af. Zo’n verwoestende brand heeft een grote impact, waarbij veel emotie komt kijken. Er is veel onzekerheid, ook omdat je op dat moment maar weinig terugkoppeling krijgt van de hulpdiensten. Je ziet vooral de gigantische chaos, maar je probeert je emoties uit te schakelen en gaat aan de gang. Het eerste wat je te doen staat, is melding maken van een ‘ongewoon voorval’. Vervolgens moet je de Stichting Salvage op de hoogte brengen, de verzekering inschakelen en natuurlijk medewerkers en relaties informeren. Als de brandweer dan eenmaal weg is, ga je verder. Wij richtten interne teams op die zich bezighielden met de doorstart van het bedrijf, de begeleiding van verzekeraars en (contra) experts en de begeleiding van de ontstane milieucalamiteit. Alles stond in het teken van snel schakelen; de inkoop van smeerolie voor onze klanten hadden we binnen een dag geregeld en binnen een week konden we weer uitleveren. We zorgden voor een tijdelijke externe opslag, die inmiddels definitief is. Waar mogelijk huurden we externe specialisten en deskundigen in, zoals de adviseurs van V&S en BMD Advies die ons ondersteunden met betrekking tot de nasleep, de bodemverontreiniging, de sloop en de wederopbouw. Ook kregen we hulp aangeboden van omliggende bedrijven, waar we dankbaar gebruik van maakten.” Ook de samenwerking met de overheid werd door V&S meteen opgezocht.

Relevante juridische aspecten

BMD-Adviseur Bas van Velthoven stond de twee verwoestte bedrijven bij op juridisch vlak. Bas: “Ook wat dat betreft komt er ontzettend veel op de bedrijven af. Er is een bestuursrechtelijk kader, waarbij je te maken hebt met de Wet milieubeheer, de Wet bodembescherming en in sommige gevallen de Waterwet. Er wordt gekeken naar de registratie en omgang met gevaarlijke stoffen en het bedrijfsnoodplan. Bij het bestuursrechtelijk kader gaat het om de plicht van de overheid. Deze moet de omgeving veiligstellen en toegankelijk maken en zal de kosten daarvoor verhalen op het bedrijf. Ook moet de overheid inzicht hebben in de potentiële milieuschade en kosten. Dan is er nog het strafrechtelijk kader, waarbij het Openbaar Ministerie vaak een eigen koers vaart. Het OM doet onderzoek naar strafrechtelijke feiten. Het is dus zaak dat je als bedrijf administratief altijd op orde bent en organisatorisch voorbereid bent op overleg en verhoor.”

Verzekeren: de afloop van een brand is al bij de bouw bepaald….

Gert de Haas van Assurtief belichtte het thema vanuit de verzekeringskant: “Bij deze bijeenkomst over bedrijfscontinuïteit ligt de focus op het moment dat de brandweer teruggaat naar de kazerne. Nog los van de emotie, begint het voor een bedrijf dan pas echt. Er moet veel, héél veel geregeld worden, er zijn vragen, onduidelijkheden, onzekerheden en ga zo maar door. Tegelijkertijd hangt er ook veel af van wat ervan tevoren geregeld is. Vaak is er vooraf wel een risicoanalyse gemaakt, maar waar het echt om draait zijn de gevolgen van die risico’s: Risico = Kans x Gevolg. Hoe klein de kans ook, we verzekeren het Gevolg. Pas als je dat weet, kun je een inschatting maken van hoe en wat je moet verzekeren.” Gert de Haas stond uitgebreid stil bij het proces van verzekeren vooraf, maar liet ook zien hoe verzekeraars bij schade te werk gaan. “Experts kijken niet alleen naar de materiële schade, oftewel schade aan gebouwen, inventaris en voorraad goederen, maar ook naar de opruimingskosten en eventuele milieuschade en bedrijfsschade door bedrijfsstilstand. Wat verzekeraars natuurlijk ook onderzoeken is of de schade te verhalen is: is er sprake van onzorgvuldig handelen of nalatigheid, heeft het bedrijf zich aan de bouw-, milieu- en veiligheidseisen gehouden, enzovoort. Niet voor niets: de kosten bij brand lopen al snel enorm op, in een voorbeeld van een horecacentrum gaat het om bijna 12 miljoen euro”, zegt Gert de Haas.

Levendige en interactieve discussie

Na de inhoudelijke presentaties was het tijd voor een wat meer interactief gedeelte. Roland Somers, nog steeds intensief betrokken bij Chemie-Pack, leidde de bijeenkomst in goede banen: “Wij vinden dat er bij bijeenkomsten altijd ruimte moet zijn voor vragen, maar ook gelegenheid om onderling te sparren en te discussiëren. Dat gaat bij een fysieke bijeenkomst wat makkelijker, maar door gebruik te maken van de ‘Mentimeter’, een speciale online-tool om discussie aan te gaan en vragen te stellen, lukte dat nu ook uitstekend. De deelnemers logden in via de telefoon en kregen een aantal vragen en stellingen voorgeschoteld. De antwoorden en reacties werden direct gevisualiseerd in bijvoorbeeld woordwolken of grafieken. Zo ontstond er een levendige discussie en goede onderlinge interactie. Vragen werden beantwoord door een forum van specialisten, bestaande uit de sprekers Frank Hoezen, Gert de Haas, Bas van Velthoven en aangevuld met BMD-adviseur Steven Kramer en ik zelf. Steven vult aan: “De brand en hoe nu verder stond vandaag centraal voor de bijeenkomst. In de praktijk kan dat natuurlijk net zo goed een heel een andere vorm van een calamiteit zijn, zoals de huidige Corona-crisis. Er is een hulpmiddel in de vorm van een NEN (22301) over bedrijfscontinuïteit als aanvulling op uw managementsystemen”.

Deze online aanpak als alternatief voor de alom bekende fysieke ontbijtbijeenkomsten werd zeer positief ontvangen door de deelnemers en keert, indien nodig rond de RIVM maatregelen, terug bij volgende bijeenkomsten.

Meer weten?

Was u niet aanwezig bij de online bijeenkomst bedrijfscontinuïteit van 24 november, maar bent u wel geïnteresseerd in dit thema? Neem dan contact op met Roland Somers 06-51836591 V&S Milieu Adviseurs of Steven Kramer 06-50811253 BMD Advies (Beide partners van de gezamenlijke holding Duurzaam Vertrouwd) voor een vrijblijvende afspraak.