Blog door Marlouk Ort

Thuiswerken en online bijeenkomsten

thuiswerken blog Marlouk BMD AdviesIn een wervelwind heb ik de afgelopen periode alles moeten regelen zodat iedereen kan thuiswerken en ik heb er ook voor gezorgd dat onze goed bezochte bijeenkomsten online doorgaan. Hoe ik dat voor elkaar heb gekregen en hoe ik dat heb ervaren deel ik in dit blog.

Mijn taak

Ervoor zorgen dat al mijn collega’s op afstand net zo goed of misschien wel effectiever kunnen thuiswerken, dat was de taak die ik kreeg, toen Minister Rutte het advies gaf aan Brabant om zoveel mogelijk thuis te werken. Ik werkte net twee maanden bij BMD Advies en om dan meteen op afstand te werken is best lastig. Ook om te weten hoe iedereen werkt is moeilijk in te schatten. Veel collega’s kende ik al vanuit de periode dat ik eerder bij BMD Advies werkte en ik wist dat binnen deze taak mijn geduld nog wel eens op de proef kon worden gesteld.

Het begin

In het begin was het heel erg wennen, vooral omdat BMD Advies zo’n hecht team heeft. Het dan ineens thuis alleen zitten werken was in het begin voor iedereen een uitdaging. Zo ook voor mij, want mijn taken op kantoor waren vooral fysiek. Veel van deze taken vielen door het thuiswerken natuurlijk weg. Daarom werd ik ingezet als technische hulplijn.

Thuiswerken met Microsoft Teams

Om dit allemaal goed en zo makkelijk mogelijk te laten verlopen, ging ik eerst aan de slag met het maken van verschillende handleidingen voor alle programma’s die we wilden gebruiken. Zo ook voor Microsoft Teams, een programma waarmee samenwerken op afstand mogelijk wordt. Een programma waar veel collega’s nog nooit van gehoord hadden en er dus ook eerst niet de meerwaarde van inzagen.

Uitleg op afstand een uitdaging

De eerste week kreeg ik vaak dezelfde telefoontjes met de vraag “waarom werkt mijn camera nou niet? En de anderen horen mij niet..”. Het is dan een uitdaging om op afstand aan je collega’s uit te leggen wat ze fout doen. Nu zijn we inmiddels twee maanden verder en krijg ik die telefoontjes nog maar heel sporadisch.

Sneltreinvaart

Wij hebben als bedrijf met een sneltreinvaart de technische ontwikkelingen ingehaald. Ondertussen hebben we al vier online bijeenkomsten gegeven met Microsoft Teams, met continu rond 50 deelnemers! We zijn zelfs aan het kijken of wij dit in de toekomst niet kunnen blijven doen. We denken aan een goede mix van fysieke en online bijeenkomsten. Het constant faciliteren van de bijeenkomsten wordt voor mij ook steeds makkelijker en ik vind voortdurend weer nieuwe trucjes om de bijeenkomsten interactiever te maken. Zo onderscheiden wij ons van de rest en blijven we onze kennis op een nieuwe manier delen.

Hulplijn

Niet alleen geven wij nu bijeenkomsten online, maar we geven zelfs ook al online traingen. De aangeboden online trainingen heb ik ook gefaciliteerd. Als ze er niet uit komen bel ik de deelnemers en probeer dan te achterhalen wat ze fout doen. Dit werd erg positief ontvangen door de deelnemers. Voor hen was het thuiswerken natuurlijk ook wennen en was het volgen van een online training een mooie manier om even wat anders te doen. Ik ben dan niet alleen een hulplijn voor mijn collega’s maar ook voor de deelnemers.

Ander begin

Al met al had ik een ander begin verwacht met een ander takenpakket. Ervoor zorgen dat al mijn collega’s op afstand net zo goed of misschien wel effectiever kunnen thuiswerken, dat was de taak die ik kreeg. Het mooie is dat door de flexibiliteit van de medewerkers van BMD Advies we nu een nieuwe werkwijze hebben gevonden waarbij ik mijn bijdrage kan leveren. De taak is gelukt. En…stiekem moet ik erkennen dat ik het best leuk vind om zo een spin-in-het-web te zijn voor de online bijeenkomsten, trainingen en meetings!

Groet,
Marlouk Ort