Managementsystemen: niet zo moeilijk als het lijkt!

Managementsystemen, GAP-analyse en RIE

managementsystemen BMD AdviesSoms ziet men in deze tijd door de bomen het bos niet meer. Zeker tegen het opstellen of onderhouden van een managementsystemen op basis van de ISO-normen kunnen veel bedrijven opzien. Of wat daarna komt, het certificeren en de audit! Echter, het is allemaal niet zo moeilijk als het lijkt!
Ik neem de uitdaging aan en weet zeker dat u na het lezen van dit blog niet meer opziet tegen het opstellen of onderhouden van een management systeem!

High Level Structure (HLS)

Wanneer uw bedrijf al een managementsysteem heeft, is het helemaal makkelijk. Op basis van de High Level Structure (HLS) zijn de andere systemen dan zeer eenvoudig te integreren. De HLS is namelijk een basis voor de nieuwe ISO-normen. Uit ervaring blijkt dat veel, binnen deze normen, op hetzelfde neerkomt waardoor deze structuur ervoor zorgt dat managementsystemen goed op elkaar zijn af te stemmen en daarnaast eenvoudig met elkaar te integreren.

GAP-analyse hulpmiddel voorbereiding Audit op basis van de ISO-normen

Ook tegen een audit op basis van de ISO-normen zien veel bedrijven erg op. Door te kijken naar bestaande managementsystemen en op een rij te zetten wat er wel en niet is,  ontstaat er een GAP-analyse. De manier waarop gewerkt wordt binnen het bedrijf en alle relevante documenten worden getoetst aan de hand van de ISO-normering. Alle eisen worden daarbij op een rij gezet. Wanneer de huidige managementsystemen al opgezet zijn, kan een GAP-analyse ook handig zijn om deze te toetsen. Wanneer je als organisatie een managementsysteem in wilt voeren, dan is een GAP-analyse een belangrijke eerste stap.

Eenvoudige handvatten

Zo komt u erachter dat er eigenlijk al veel is binnen het bedrijf en dat er vaak maar een aantal dingen aangevuld dienen te worden. Vervolgens heeft u eenvoudige handvatten voor wat er nog moet komen.
Met het uiteindelijke resultaat van de analyse kunnen verschillende stappen genomen worden, bijvoorbeeld het zien van (continue) verbeterpunten en het opstellen van een plan van aanpak hiervoor. Ook kan de progressie van de (continue) verbetering gewaarborgd worden met als doel om de certificerings-audit succesvol te kunnen doorlopen. Dus naast de HLS kan een GAP-analyse het opstellen en/of onderhouden van een managementsysteem makkelijker maken.

RI&E onderdeel managementsystemen

Ik adviseer u verder om de RI&E in te zetten als onderdeel van een, al dan niet gecertificeerd, managementsysteem. Ik ben er van overtuigd dat u daar als bedrijf veel profijt van heeft. Vanuit diverse zorgsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 en/of ISO 45001) is er de plicht om in kaart te brengen wie de belangrijkste stakeholders zijn en welke eisen en wensen zij hebben.
Eén van die eisen of wensen is het hebben van een actuele RI&E. Tevens is er vanuit de zorgsystemen de plicht tot continue verbetering. Door middel van het periodiek (laten) actualiseren van de RI&E kunt u de voortgang op het gebied van de RI&E en dus de veiligheid laten zien. De basis van de zorgsystemen is, dat er gewerkt wordt volgens de bekende managementcyclus:  PLAN-DO-CHECK-ACT.
De medewerkers zijn ook als stakeholders te zien. Zij moeten over een goed en actuele informatiebron beschikken. Vanuit dit standpunt gezien dient de RI&E ook (jaarlijks) geactualiseerd te worden.

RI&E draagt bij aan een gezonde bedrijfsvoering

Uw Arbo managementsysteem begint met een intentie- of beleidsverklaring: waar wilt u op het gebied van arbeidsomstandigheden staan als bedrijf? Vervolgens voert u de RI&E uit en ziet u waar de praktijk nog afwijkt van uw doelstellingen. De verbetermaatregelen legt u vast in het Plan van Aanpak. Door het Plan van Aanpak jaarlijks te evalueren controleert u de voortgang en ziet u of de uitgevoerde maatregelen tot het gewenste resultaat hebben geleid.
Op deze wijze wordt de RI&E meer dan alleen een verplicht document in een bureaula, maar draagt de RI&E werkelijk bij aan een gezonde bedrijfsvoering. Hier heeft BMD een mooi systeem voor, wat veel eisen vanuit de ISO-normering aanpakt. Sufficio RI&E biedt een omgeving waarin u acties kunt aanmaken, maar ook kunt zien in hoeverre u voldoet aan wet- en regelgeving.

Is uw bedrijf klaar voor het certificeren met de ISO-normen?

Terugkomend op mijn uitdaging; ziet u na het lezen van dit blog niet meer, of hopelijk een stuk minder, op tegen het opstellen of onderhouden van een management systeem? Is uw bedrijf klaar voor het certificeren volgens de ISO-normen? Ik ga ervan uit dat het nu een stuk duidelijker is en ik u een beetje heb gemotiveerd om aan de slag te gaan. Mocht u na het lezen van dit blog nog steeds opzien tegen het opstellen of onderhouden van een management systeem, schroom dan niet om met mij contact op te nemen. Romy de Rooij 06 82410196 of lees de informatie op de website kennisgebied Management & Systemen.

Veel succes met het opstellen en onderhouden van uw managementsystemen!