De management review / directiebeoordeling

als zinvol sturingsinstrument

De transitie van de oude naar de nieuwe ISO-normen met de High Level Structure (HLS) is voor veel bedrijven de uitgelezen kans om het managementsysteem tegen het licht te houden en opnieuw een gezamenlijke missie en visie vast te stellen voor het continu verbeteren van de bedrijfsvoering. Nieuwe normen, nieuwe kansen, is dan ook het uitgangspunt van BMD Advies Zuid-Nederland. In de BMD-Nieuwsflits en op www.bmdzuid.nl namen wij verschillende aspecten uit de nieuwe normen onder de loep. In dit nieuwe deel van de serie artikelen over ‘Nieuwe normen, nieuwe kansen’ kijken we naar de management review. Op zich geen nieuw thema binnen de ISO-normen, maar wel één waar veel bedrijven mee worstelen. Hoe kan de management review als zinvol sturingsinstrument worden ingezet?

De grootste missers

De directiebeoordeling, zoals deze in paragraaf 9.3 van de Nederlandse vertaling van ISO 9001:2015 wordt genoemd, is eigenlijk geen onderdeel van de transitie naar de nieuwe ISO-normen, maar een telkens terugkerend onderdeel van de plan-do-check-act-cyclus van de organisatie. Veel bedrijven vinden het echter lastig om de management review zo uit te voeren dat het een zinvol sturingsinstrument wordt. Sterker nog: als het gaat om ISO 9001-audits staat het niet goed uitvoeren van de management review in de top 3 van de meest voorkomende afwijkingen. Maar waar gaat het dan mis?

“De grootste misser die je als bedrijf kunt begaan bij de management review, is een directie die niet daadwerkelijk betrokken is bij de beoordeling. Een open deur? Misschien wel. Maar helaas komt het in de praktijk maar al te vaak voor dat de kwaliteitsmanager alle input verzamelt, er een mooi rapportje van maakt, waar de directie keurig een handtekening onder plaatst om het formeel te maken. In theorie voldoe je dan wel aan de norm, maar je hebt er niks aan. Het is een papieren tijger en niet meer dan dat. Dat was nou net niet de bedoeling van de ISO-normen nieuwe stijl! Niet voor niets zijn leiderschap en commitment heel belangrijke elementen in de nieuwe normen. Die moeten zeker terug komen bij de directiebeoordeling”, zegt BMD-adviseur Bas Schevelier, specialist op het gebied van managementsystemen.

Een management review wordt pas zinvol wanneer deze niet los gezien wordt van de dagelijkse bedrijfsvoering, maar daar een integraal onderdeel van is. De reguliere evaluaties van de resultaten van de organisatie komen in grote lijnen neer op hetgeen je doet met de directiebeoordeling volgens ISO. Bas: “Daarom trappen we nogmaals een open deur in: voorkom dubbel werk en integreer de directiebeoordeling met de reguliere evaluaties. Ook de planning is belangrijk. Niet de datum van de externe audit is leidend, het draait om de periode waarin de plannen voor het nieuwe jaar gemaakt worden. Een management review schiet immers z’n doel voorbij wanneer je wel terugkijkt, maar daar vervolgens geen conclusies aan verbindt. Door een directiebeoordeling op een logisch moment in het jaar uit te voeren, kun je de uitkomsten meenemen in de plannen en doelstellingen voor het nieuwe jaar.”

Wát beoordeel je dan in een directiebeoordeling?

Natuurlijk kijk je bij de directiebeoordeling net als bij de ISO-normen ‘oude stijl’ naar de processen in je bedrijf en je klachtenregistratie. “Met de ISO-normen nieuwe stijl beschik je echter ook over nieuwe input. Zo is het heel belangrijk om steeds opnieuw naar je contextanalyse te kijken: zijn er nieuwe kansen of risico’s die van invloed zijn op de bedrijfsprocessen? Is er nieuwe informatie met betrekking tot de stakeholders? Zijn de verwachtingen of zelfs eisen van klanten en andere belanghebbenden veranderd? Is de prioritering van belanghebbenden nog steeds de juiste? Het zijn deze vragen die de basis leggen voor de directiebeoordeling. Aan de hand van de resultaten van deze analyses kan de directie beslissingen nemen over de te volgen route en kunnen verbetermaatregelen ingezet worden”, legt Bas uit.

Directie-sessies

Zoals uit het bovenstaande duidelijk mag worden, kan een BMD-adviseur de directiebeoordeling niet uit handen nemen. Bas: “Toch kunnen wij bedrijven wel ontzorgen door het proces goed te begeleiden. Er samen met de medewerkers voor zorgen dat voor een directiebeoordeling de juiste en kwalitatief hoge input beschikbaar is. Dat is van belang, want alleen met een goede input is een goede output te realiseren. Vervolgens kunnen wij in een sessie met de directie de input analyseren en de doelen en verbetermaatregelen formuleren: de output.”

Meer weten?

In de afgelopen periode verscheen er een artikelenserie over de transitie naar de nieuwe ISO-normen. Deze artikelen vindt u op onze site.

Wilt u ook aan de slag met de transitie naar de nieuwe ISO-normen en/of meer informatie over de management review of directiebeoordeling? Neem dan contact op met uw BMD-adviseur of stuur een mail naar Bas Schevelier.