Leiderschap en ISO-normen: sturen op resultaat, doelen verbinden

Doelen verbinden

doelen verbinden BMD AdviesHet verbinden van persoonlijke doelen aan de team- of organisatiedoelen is essentieel! In een organisatie waar flexibel werken de norm is, is dat echter nog niet zo makkelijk. Want: hoe zie je waar iemand mee bezig is en hoe stuur je bij? Flexibel werken vraagt van een leidinggevende een andere leiderschapsstijl, die per medewerker verschillend kan zijn. Je moet vertrouwen kunnen hebben in de medewerker, het gaat niet meer om het aantal gewerkte uren en werktijden, maar het gaat om het resultaat.

Doelen stellen

Er zijn verschillende manieren waarop je met medewerkers doelen kunt stellen. Belangrijk is dat ze zelf eigenaar zijn. Voor medewerkers is het fijn als ze ruimte krijgen om het werk zelf te organiseren. Dat hangt natuurlijk ook af van de aard van het werk; het ligt voor de hand dat het voor een buitendienst medewerker makkelijker is om het werk zelf te organiseren, dan voor een operator die een vaste plek in de productie heeft. Toch geldt voor beide functies dat sturen op resultaat één op één verbonden is met het geven en aannemen van opdrachten of taken.

Psychologische veiligheid

Om wat voor soort werkzaamheden het ook gaat, bij het geven en aannemen van opdrachten of taken zijn communicatievaardigheden nodig en moet er sprake zijn van een veilige sfeer. Zowel de leidinggevende als de werknemer moet kunnen luisteren, samenvatten, doorvragen en keuzes kunnen maken. Daar hoort ook ‘nee’ mogen en kunnen zeggen bij, voor beide partijen. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het zeker niet. Deze openheid kan een gevoel van kwetsbaarheid geven, maar zal tegelijkertijd begrip en commitment van de andere partij opleveren. Hierdoor wordt automatisch een vorm van psychologische veiligheid gecreëerd; de vrijheid om kritische vragen te stellen en door te vragen als er iets onduidelijk is.

Kennis en informatie delen

Bij het creëren van open communicatie en psychologische veiligheid hoort ook het delen van kennis en informatie. Gelukkig zijn er vandaag de dag veel digitale hulpmiddelen die dat er een stuk makkelijker op maken. Het voert te ver om in dit artikel een hele verhandeling over alle middelen te houden, maar één voorbeeld wil ik graag noemen: MS Teams. Hierin kun je per project of onderwerp alles toevoegen wat nodig is om samen te werken. Van aantekeningen en gespreksnotities tot taken, planningen en specifieke bestanden. Let er op dat de informatie ook doorzoekbaar wordt gemaakt.

Om te voorkomen dat mensen dubbele informatie krijgen, mail je geen bestanden meer maar volsta je met een linkje. Spreek met elkaar af wat je waarvoor gebruikt en hou elkaar daaraan. Verder is het voor een goede samenwerking belangrijk dat je weet wanneer iemand bereikbaar is. Dat kan als iedereen zijn of haar agenda open heeft staan en deze altijd bijgewerkt is. Open is ook echt open: laat elkaar zien waar een afspraak over gaat en waar deze plaatsvindt.

KPI’s ondersteunend aan doelstellingen

Door KPI’s – Kritieke Prestatie Indicatoren – vast te stellen, kun je bewaken of de gestelde organisatiedoelen maar ook persoonlijke of teamdoelen daadwerkelijk gehaald worden. KPI’s zijn dan ook ondersteunend aan (organisatie)doelstellingen en horen één op één bij het sturen op resultaat. Natuurlijk denk je bij KPI’s in de eerste plaats aan ‘harde indicatoren’ als behaalde omzet of productieomvang. Een operator kan hier misschien, anders dan het (midden)management of salesmedewerker, weinig invloed op uitoefenen. Toch is het voor alle functies mogelijk om KPI’s vast te stellen, omdat je ook voor persoonlijke ontwikkeling of het zelfstandig(er) werken doelen kunt stellen. Het delen van informatie is net zo goed vast te leggen in een KPI. Of denk aan ‘Onboarding’. Een hippe term, die niets anders betekent dan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers snel hun draai vinden binnen het bedrijf. Dat vraagt om heldere afspraken; wat leggen we waar vast, hoe voeren we bepaalde taken uit, wat verwachten we. Een ervaren operator speelt een belangrijke persoonlijke rol bij het inwerken of opleiden van nieuwe medewerkers. Allemaal voorbeelden waar KPI’s als instrument inzetbaar zijn.

Managementsysteem biedt houvast

Spreek af waar en hoe je de KPI’s volgt. Je bespreekt de KPI’s voor organisatiedoelstellingen minimaal maandelijks in een managementoverleg, maar vaak ook wekelijks of zelfs dagelijks bij een dagstart. Daarnaast stuur je tijdens de periodieke management review op de KPI’s. De persoonlijke of teamdoelstellingen komen uiteraard ook regelmatig aan de orde: in de werkoverleggen, maar ook tijdens voortgangs- of functioneringsgesprekken.

Een managementsysteem biedt houvast bij het sturen op KPI’s. Vaak wordt daarbij de Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA)aangehouden:

  • Plan: hoe ziet de huidige situatie eruit en waar wil je naar toe? Welke doelstellingen hang je daar aan? Op welke KPI’s kun je sturen?
  • Do: uitvoeren van gelande acties en vastleggen van de resultaten.
  • Check: meten van de resultaten aan de hand van de KPI’s.
  • Act: bijsturen of nieuwe doelstellingen vastleggen.

Meer weten

BMD Advies is specialist op het gebied van managementsystemen en leiderschapsontwikkeling. U kunt hier meer over vinden op onze website, onder het kennisgebied Mens & Organisatie. Heeft u vragen, of heeft u behoefte aan ondersteuning, dan staan de BMD-adviseurs van Mens & Organisatie voor u klaar.

Jeroen.Verkuyl@bmdzuid.nl 06-27047534, Bas.Schevelier@bmdzuid.nl 06-50814214 of Pieter.Diehl@bmdzuid.nl 06-47995226.

Interessante artikelen:

Leiderschap en ISO-normen: weten, willen en kunnen