Het belang van een goede contextanalyse tijdens COVID-19

Hoe kan een managementsysteem je helpen bij een COVID-19 uitbraak?

contextanalyse BMD AdviesCOVID-19 houdt ons al maanden in de greep en heeft significante impact op veel bedrijven. Toch zien we maar zelden dat COVID-19 onderdeel uit maakt van de contextanalyse, het uitgangspunt van ieder managementsysteem.
Het is inmiddels ruim 5 jaar geleden dat de nieuwe ISO 9001 en ISO 14001 normen werden geïntroduceerd. Voor veel bedrijven was de introductie van deze nieuwe normen aanleiding om een context- of stakeholder analyse op te stellen. Vandaag de dag komen we diezelfde analyses nog regelmatig tegen. Soms een beetje aangepast, maar zelden geheel passend voor de context van het huidige ondernemersklimaat.
Dit artikel gaat in op het belang van een passende contextanalyse, de veranderingen die hebben plaatsgevonden de laatste jaren die impact kunnen hebben op het managementsysteem en hoe je als bedrijf nu weer tot een geschikt en waardevolle analyse komt.

COVID-19 en Brexit een feit

Sommige externe invloeden hebben we al van ver zien aankomen, zoals de Brexit, maar andere externe invloeden hebben we allemaal niet zien aankomen, zoals COVID-19. Beide aspecten zijn nu een feit en kunnen de bedrijfsvoering significant beïnvloeden.
Een tweedeling is ontstaan tussen bedrijven die ad-hoc reageren en bedrijven die op een systematische manier hier mee om gaan. Wanneer de certificering van een managementsysteem als middel dient de bedrijfsprocessen continu te verbeteren, dan worden zulke verwachte- en onverwachte invloeden systematisch opgepakt, risico’s beheerst en continue verbetering geborgd. In de ISO normen (o.a. ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 en ISO 45001:2018) start men dan met het aanpassen of opstellen van een contextanalyse.

Contextanalyse van het bedrijf

Door de context van de organisatie vast te stellen krijgt het bedrijf inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden / stakeholders. Ook deze zijn de laatste 5 jaar gewijzigd. De verschuiving die plaatsvindt in onlosmakelijk verbonden aan de maatschappelijke uitdagingen waar we vandaag de dag mee te maken hebben, ofwel de interne- en externe issues en factoren.
Het blijft echter wel van belang om steeds de vraag te blijven stellen hoe ver deze analyse moet gaan en wat daarbij relevant is in relatie tot de managementsystemen binnen het bedrijf. BMD Advies heeft sinds de invoering van de nieuwe norm bedrijven mogen ondersteunen bij het in kaart brengen van de context van de organisatie. Dit levert nuttige nieuwe inzichten op om het bedrijf op een hoger plan te brengen. Er wordt gestart met het opsommen van alle belanghebbende / stakeholders, hierbij wordt nog geen rekening gehouden met welke prioriteit een stakeholder moet krijgen. Het lijkt namelijk onbegonnen werk om alle belangen van alle stakeholders in kaart te brengen en deze vervolgens allemaal te proberen te beheersen. Daarom worden na de opsomming de stakeholders geprioriteerd, hierbij richt het bedrijf zich enkel op die stakeholders waarvan het bedrijf heeft vastgesteld dat het belang voor het bedrijf én de invloed op het bedrijf hoog is. Stakeholders met dergelijk hoog belang en invloed moeten op de organisatie worden betrokken.

Meer dan alleen stakeholders

Zoals eerder aangegeven gaat de context van de organisatie verder dan enkel de stakeholders in kaart te brengen, zoals vaak wordt gedacht. Het blijkt dat het voor de organisatie van essentieel belang is om helder te hebben welke maatschappelijke, economische of ecologische uitdagingen er momenteel zijn. Zoals inmiddels bekend kunnen uitdagingen onverwacht grote impact hebben op de bedrijfsvoering.
De context van de organisatie is belangrijke input voor de missie en visie van het bedrijf, de strategische richting. De missie en visie van de organisatie gelden vaak als basis waarop kansen en risico’s in kaart gebracht kunnen worden, maar ook om belanghebbende / stakeholders te kunnen prioriteren. Alhoewel dit niet altijd beseft wordt, is de context van het bedrijf onlosmakelijk verbonden met de missie en visie van het bedrijf en daarom is het essentieel om een passende en actuele contextanalyse te hebben.

Meer weten?

Indien ook bij uw bedrijf de huidige maatschappelijke, economische en ecologische niet (meer) passend wordt weergegeven in de contextanalyse of wilt u starten met het opzetten van een managementsysteem, dan kunt u altijd contact opnemen met uw BMD-adviseur of neem contact op met Bas Schevelier tel. nr. 06 50 81 42 14 of via mail bas.schevelier@bmdzuid.nl.