Goed, Beter, Best? Managementsystemen tijdens de lockdown


Blog door Cathy Tesselaar

managementsystemen BMD AdviesIets wat slecht is beter maken, wil nog niet zeggen dat het goed is.

Ik stond in de badkamer samen met mijn zoon. Vandaag kregen we te horen dat we voor nog 4 weken een intelligente lockdown ingaan. Ik trok met mijn handen mijn gezicht strak voor de spiegel en zei ‘als ik die 4 weken nu eens  benut om mijn gezicht strak te trekken’. Hierop kreeg ik zoals verwacht spottende reacties die naar mijn rijpere leeftijd verwezen en die vergelijkingen betrof met andere mensen die hij niet zo hoog in aanzien heeft. Maar hij eindigde met een opmerking die ik wel erg treffend vond:

Iets wat slecht is beter maken, wil nog niet zeggen dat het goed is.

Oké, ook deze opmerking is verre van complimenteus, maar dat verwacht ik ook niet van mijn 20 jarige zoon. Maar deze zin bleef wel hangen.

Geen ‘slechte’ systemen

Voor mijn werk ben ik met name bezig met het ondersteunen van bedrijven met hun management systemen, volgens de ISO normen 9001, 14001 en 45001. De laatste jaren hebben we met veel bedrijven hard gewerkt om de bestaande managementsystemen  aan te passen naar de eisen vanuit de nieuwe HLS normen. En dat zijn zeker geen ‘slechte’ systemen aangezien alle bedrijven gecertificeerd zijn volgens deze nieuwe HLS structuur.

Risico’s en kansen

Tijdens die overgang naar de nieuwe norm zijn er bij veel bedrijven aan het bestaande management systeem zaken toegevoegd zoals bijvoorbeeld de context van de organisatie en het vastleggen van de stakeholders of belanghebbenden. Ook hebben er veel meer gesprekken dan voorheen plaatsgevonden met de Directie en het Managementteam. Er zijn echter maar weinig documenten, zoals procedures echt verdwenen. Vaak zijn deze documenten overbodig omdat het binnen het systeem op een andere wijze geregeld is. Soms omdat er digitale systemen zijn geïntroduceerd maar ook omdat er nu veel meer wordt gekeken vanuit risico’s en kansen. Het gaat erom dat de risico’s aantoonbaar beheerst worden en dat kansen om het proces te verbeteren worden opgepakt.

Oppakken kansen om het proces te verbeteren

Gedurende onze werkzaamheden lopen wij vaak tegen  overbodige procedures aan en gaan we graag in overleg met het bedrijf op zoek naar een werkwijze die meer Lean is. Op zoek naar een afgeslankt management systeem dat de processen helder weergeeft en de risico’s en kansen duidelijk in kaart brengt, en waarin bovendien alle opties tot verbetering zichtbaar worden. Daarbij vergt een Lean systeem bovendien veel minder (administratief) onderhoud.

Uw systeem echt goed maken!

Om het systeem niet beter te maken, maar echt goed! Misschien is er in deze periode van de lockdown wel tijd om uw management systeem eens goed door te lichten. Niet opschonen, door middel van het doorvoeren van kleine verbeteringen, maar om het systeem echt werkend te maken zonder overbodige documenten.
Wellicht vormt dit blog een aanzet voor aanpassingen op het gebied van uw managementsystemen tijdens de intelligente lockdown. Het is zeker de moeite van het proberen waard. Dat in tegenstelling tot de haalbaarheid ten aanzien van mijn gezicht volgens de bovenstaande reactie van mijn zoon.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over het doorlichten van uw managementsysteem neem dan contact op met onze specialisten: Bas Schevelier 06 50814214, Ingrid Ort 0652238693 of Cathy Tesselaar 06 50909819.