Maart 2020: Een enerverende periode-Online vergaderen en postzegels

enerverende periode blog JH BMD adviesEen enerverende periode

Blog door: Jan Willem de Hoop

Het voornemen om meer te gaan bloggen wil ik graag serieus nemen: omdat ik het leuk vind om te vertellen wat ik allemaal doe en wat mij bezig houdt, maar ook omdat ik besef dat mijn werk als adviseur niet zo vanzelfsprekend is. De titel van mijn eerste  blog zou zijn: “Adviseur bij BMD Advies, voor de een normaal, voor de ander bijzonder”. Maar wat zijn de tijden snel veranderd en wat leven we nu allemaal in een enerverende en onzekere periode. Toch zie ik om mij heen dat we proberen de werkzaamheden zo goed mogelijk op te pakken.

Online vergaderen over vergunningprocedure

Als ik terugkijk op de afgelopen week vind ik het onder andere prettig dat ik met een aantal belanghebbenden een goede online vergadering heb kunnen organiseren. Een vergunningprocedure die wat achterliep bij de belangen van betrokken bedrijven komt daardoor gelukkig weer in een stroomversnelling.  Graag deel ik een aantal tips vanuit die ervaring om een online vergadering goed te laten verlopen:

  1. Spreek af wie de voorzitter is.
  2. Stel een duidelijke agenda op en deel deze van te voren (inclusief eventueel bijbehorende stukken) .
  3. Vraag de deelnemers zichzelf kort voor te stellen (naam, organisatie en reden van meedoen aan het gesprek) – noem daarbij steeds de naam van een deelnemer, waarna die persoon zichzelf introduceert.
  4. Vraag de deelnemers voordat ze iets zeggen hun voornaam te noemen (en als iemand dat vergeet dat te vragen vraag wie er gesproken heeft).
  5. Vraag de deelnemers om discipline elkaar uit te laten praten.
  6. Puntsgewijs de vergadering doorlopen. Hierbij specifiek 1 of 2 mensen om de beurt vragen het agendapunt toe te lichten of in te leiden.
  7. Doe een rondvraag, door de deelnemers af te gaan en hun naam te noemen.
  8. Vat de besproken en afgesproken zaken samen.
  9. Bedank de deelnemers voor de discipline en de effectieve vergadering (als dat het geval is).

Wellicht helpen de bovenstaande tips als u de komende weken voor de uitdaging staat om een online vergadering te organiseren.

De wereld zo klein als een postzegel

Voor ik afsluit  nog even iets persoonlijks ten aanzien van deze enerverende periode:  afgelopen week heb ik een telefoongesprek gehad met een heer van 81 uit Hoogeveen. Op Twitter zag ik dat deze man, net als veel ouderen, alleen in zijn flat zit. Zijn dochter vroeg of er iemand was die hem postzegels voor zijn verzameling  kan sturen. Laat ik nu net deze dagen mijn verzameling van vroeger van zolder hebben gehaald. Wie weet waar het gesprek toe kan leiden en of ik wat kleins voor hem kan doen. Ik ga hem in ieder geval een leuk pakketje sturen. Als de wereld zo klein als een postzegel lijkt te worden, kunnen we samen ons best doen hem op een andere manier weer wat groter te maken….!

Online koffie

Ondertussen ben ik erg blij dat ik met mijn collega’s via allerlei media dagelijks contact onderhoud en soms ook tegelijkertijd koffie drink. Mocht u ook behoefte hebben aan een online kopje koffie dan mag u mij altijd bellen of mailen.  Ik heb er in ieder geval alle vertrouwen in dat we dat met de nodige creativiteit en openheid deze enerverende periode kunnen doorkomen.

Hopelijk zien we elkaar snel weer op de werkvloer. In de tussentijd;   BMD Advies staat voor u klaar!