De interne audit een lust of een last?

Blog door: Ingrid Ort, partner / adviseur

Bij de introductie van de NEN ISO 19011:2018 ‘Richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen’, was er veel aandacht voor interne audits op de normen die al volgens de HLS-structuur werken, zoals de ISO 9001, ISO 45000 en de ISO 14001. Ook was er veel aandacht voor het auditen van leiderschap en cultuur.

Tijdens het norm-introductie evenement van de NEN was een van de stellingen die behandeld werd: “Is een praatje bij de koffieautomaat ook een interne audit?” Ik denk dat dit zeker een interne audit kan zijn, nergens doe je zoveel informatie op over het bedrijf, bepaalde processen en bedrijfscultuur, als bij de koffieautomaat.

Maar hoe leg je dit dan vast en hoe bewijs je de bevindingen? Er is geen procedure meer die kan worden nagelopen of documenten die kunnen worden gecontroleerd. Anderzijds, hoe leuk is het om elk uur een vers bakje koffie te halen en te praten met collega’s over van alles en dan op de vraag: “Wat heb jij gedaan vandaag?” te kunnen antwoorden: “Ik heb een interne audit uitgevoerd.”

Het uitvoeren van een interne audit wordt vaak als een last gezien: je moet een collega naar de bekende weg vragen, afspraken voor het uitvoeren van de interne audit worden steeds afgezegd en alles heeft een hogere prioriteit dan het uitvoeren van de interne audit! Uiteindelijk moet het hele auditprogramma in de laatste december week nog worden uitgevoerd. Klinkt dit voor u herkenbaar?

Het uitvoeren van een interne audit moet vooral leuk zijn, een kans om meer kanten van het bedrijf te zien dan in je reguliere functie en op een informele manier met de directie om de tafel te zitten om over strategie, stakeholders en doelstellingen te praten. Het interne auditteam kan bijdragen aan het realiseren van doelstellingen door de directie te ondersteunen en tijdens de interne audit onderzoek te doen naar bijvoorbeeld de status van bepaalde plannen, het wel of niet behalen van KPI’s, de tevredenheid van de belanghebbenden en of de missie van het bedrijf gedragen en begrepen wordt.

Hoe maak je dan het uitvoeren van een interne audit leuker? Allereerst, zorg voor een enthousiaste groep interne auditoren en zorg ervoor dat er een echt team staat. Train het team gezamenlijk en bereid samen een audit voor. De voorbereiding van een audit bestaat uit het vaststellen van een auditonderwerp en het formuleren van de overkoepelende auditvraag. Het auditonderwerp kan heel breed zijn, maar ook de diepte in gaan. Denk hierbij aan de geformuleerde bedrijfsdoelstellingen en de risico’s en kansen die hieraan verbonden zijn wanneer deze doelstellingen wel of niet gehaald worden. Voer de audit uit, kom als auditteam weer samen om het antwoord op de overkoepelende auditvraag te geven en maak een rapportage van je bevindingen.

De wijze waarop gerapporteerd wordt is helemaal vrij, ook hier kun je creatief in zijn en een werkwijze kiezen die past bij je bedrijf en aansluit op de bevindingen.

 

Meer weten over intern auditen? BMD Advies organiseert op 13 november 2018 de training Intern auditen: risk based. Deze training is gebaseerd op de recent verschenen ISO 19011 Richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen. Desgewenst kan de training ook incompany verzorgd worden.