Dashboards: is het glas halfleeg of halfvol?

Ontwikkelingen rondom dashboards

Dashboard BMD AdviesOp dit moment krijgen we vrijwel dagelijks dashboards voorgeschoteld via journaal en krant. Zonder verder het c-woord te noemen – daarover wordt al genoeg gesproken – volg ik de ontwikkelingen rondom de publicatie van die dashboards met veel belangstelling.

Ook in het bedrijfsleven worden dashboards op grote schaal gebruikt. Monitoring, het verzamelen van een verscheidenheid aan gegevens; we gaan het steeds meer én steeds beter doen. Maar met verzamelen van data alleen ben je er nog niet. Wil je niet vastlopen in een berg aan gegevens, maar echt inzicht krijgen in een bepaalde situatie en trends kunnen ontdekken, dan moet je iets met die data doen. Je moet de gegevens analyseren, data koppelen en met elkaar in verband te brengen. Natuurlijk komen die analyses samen in rapportages. Deze zijn echter uitgebreid en vooral bedoeld voor degenen die alle details moeten kennen. Rapporten zijn daarnaast ook statisch. Juist wanneer snel inzicht nodig is, is een dashboard ideaal: je brengt getallen met één druk op de knop tot leven. Bovendien kunnen dashboards ‘realtime’ geactualiseerd worden.

Dashboards geven een goed beeld van de dagelijkse bedrijfsvoering

Het gaat dan niet alleen om de financiële meters, maar zeker ook om de operationele meters. Deze geven een goed beeld van de effectiviteit en efficiëntie van de dagelijkse bedrijfsvoering, je kunt erop sturen. Ook in ons vak worden dashboards vaak gebruikt om getallen tot leven te wekken en te controleren of de vastgestelde KPI’s gehaald zijn. Zo zijn milieu, duurzaamheid, energieprestaties, kwaliteit en productie efficiency operationele thema’s die zich uitstekend lenen om te monitoren en de voortgang via dashboards te communiceren. Het mooie eraan is dat je verschillende kanten kunt belichten: je kunt kiezen voor de lange termijn of juist voor de korte. Soms is het in een oogopslag helder wat de getallen zeggen, maar soms is juist het aanzetten tot nadenken het hogere doel.

Het gaat om de boodschap

Hoewel de software voor het maken van dashboards steeds intelligenter wordt, is het presenteren van de getallen een vak op zich. Grafisch zijn de mogelijkheden oneindig, wat tegelijkertijd een valkuil is. Het gaat om de boodschap, niet om de veelkleurige verpakking. Bij veel dashboards wordt echter alles uit de kast gehaald; wordt het gehele kleurenpallet toegepast. Hierdoor lijkt het soms meer op kermisverlichting dan op een heldere visualisatie waardoor de boodschap deels of zelfs geheel verloren gaat. Beter is het om het kleurgebruik zoveel mogelijk te beperken. Ook is het van belang om de juiste grafiekvorm toe te passen. Bij weinig categorieën is bijvoorbeeld een kolommengrafiek het meest voor de hand liggend, terwijl een lijngrafiek overzichtelijker is wanneer je veel categorieën naast elkaar wilt tonen.

Half leeg of half vol?

Niet alleen – het bescheiden gebruik van – kleur en vorm zijn van belang om een boodschap over te brengen, maar ook hoe je deze over brengt. Is het percentage aan productiefouten 0,0005%, of verloopt de productie in 99,9995% zonder fouten? Wil je de focus leggen op wat verkeerd gaat, of je juist richten op wat goed gaat, wat verbeterd is? Is het glas halfleeg of halfvol? Ik denk daarbij toch nog even terug aan die statistieken die we dagelijks voorbij zien komen. Daarin gaat men vaak uit van het negatieve in plaats van het positieve. Het gevolg: mensen laten de moed zakken, zien de huidige maatregelen niet meer als zinvol omdat de verbeteringen niet zichtbaar zijn. Het laat de communicerende kracht van een dashboard maar al te goed zien.

Henk Krols is senior adviseur bij BMD Advies, de fullservice QHSE partner voor bedrijven.

Bron: Process Control Magazine nr. 3-2021.