Compliance is wat loont, wat moet en wat hoort.

Terugblik op BMD-Ontbijtbijeenkomst 28 maart 2019 Goes ‘Compliance’

Op 28 maart 2019 is het onderwerp ‘Compliance’ onder de aandacht gebracht tijdens een ontbijtbijeenkomst van BMD Advies Zuid-Nederland in Goes. ‘Wat is Compliance?’, met deze vraag gaf Ingrid Ort de aftrap voor de goed bezette ontbijtbijeenkomst.

Compliance, wat houdt het in?Compliance is wat loont, wat moet en wat hoort BMD Zuid

Een van de omschrijvingen van ‘Compliance’ die tijdens de aftrap van Ingrid Ort werd gegeven is: ‘Compliance is een begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving’. Het gaat over het nakomen van normen of het zich er naar schikken.

Neem bijvoorbeeld het werken met drones.  Na een tijdje ontstaan er vragen over bijvoorbeeld de privacy, de rechten en de veiligheid. Vanuit dit soort vragen start de ontwikkeling van wet- en regelgeving, zodat we kunnen handhaven.

Een samenvattende definitie van compliance zou kunnen zijn:
”Goede argumenten die laten zien dat je het probleem hebt begrepen, dat je beseft dat het probleem ernstig is, dat de oplossing het probleem ook oplost en uitvoerbaar is, dat je begrijpt welke impact de oplossing heeft op de stakeholders en dat voordelen opwegen tegen de nadelen.”

Wat loont, wat moet , wat hoort.

Wat loont’ daar wordt de voorkeur aan gegeven in het bedrijf. Als het gaat om ‘wat moet’, kan het in de praktijk betekenen dat iemand iets moet doen wat minder leuk is, maar wel het gewenste resultaat heeft. De “foute” weg lijkt misschien veel makkelijker en ook leuker (denk maar aan een olifanten paadje). Wanneer het gaat over ‘wat hoort’, kom je bij de ethiek van ons vak: het gaat over je persoonlijke waarden en normen, die je vertellen wat kan en mag.
Om compliant te zijn, is het dan nodig om directief regels op te leggen en te handhaven, of is een andere aanpak succesvoller?

Worldcafé

Na de inleidende presentatie wordt, voor het worldcafé, de groep opgesplitst en een drietal stellingen besproken onder leiding va de tafelheren Jan Willem de Hoop, Marcel Capello en Steffan Griep. Na het Worldcafé worden de stellingen tijdens een plenaire afsluiting samengevat.

Stelling: ‘De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn, ligt bij de KAM-coördinator’

De deelnemers vinden dit eigenlijk een ouderwetse stelling en geven aan dat het MT eindverantwoordelijk is. Ze zijn van mening dat de KAM-coördinator meer een rol hoort te hebben waar hij gevraagd en ongevraagd advies geeft aan het MT, maar ook aan de medewerkers.  Soms is het nodig te handhaven en sanctioneren, maar het doel is om een cultuur te creëren waarin mensen elkaar kunnen en willen aanspreken, zodat er een gedeelde verantwoordelijkheid ontstaat.

Stelling: ‘We kunnen als bedrijf zijnde niet voldoen aan alle arbo wet- en regelgeving’

Voldoen aan werkelijk alle wet- en regelgeving is lastig maar niet onhaalbaar. Natuurlijk moet een organisatie hier naar streven, maar dat is een ideaal. Er is een prettige cultuur voor nodig, middelen en ambitie. Daarbij komt dat soms gemotiveerd afwijken ook noodzakelijk is om als organisatie te kunnen functioneren.

Stelling: ‘Naast de focus op hard controls, moet er meer aandacht komen voor soft controls’

Compliance is toegepaste ethiek. De manier waarop je controls toepast heeft veel te maken met hoe je binnen de organisatie met elkaar omgaat. In de praktijk kan dat resulteren in een 80/20 regel; zich naar de omstandigheden schikken vanuit een goede verhouding tussen hard- en soft controls. Bijvoorbeeld wanneer regels aangescherpt of nieuw zijn, dan moet er initieel meer ingezet worden op hard controls. Daarna is het de bedoeling dat de balans teruggevonden wordt.

Jan Willem de Hoop heeft aan de hand van een aantal foto’s van dieren laten zien dat je als KAM manager veel in huis moet hebben, maar ook uit kan gaan van waar je eigen kracht ligt.

Quote deelnemers:
Worldcafé is innovatief en intensief; geeft verbrede visies op onderwerpen.
Zeer nuttige discussies, prima bijeenkomst.

Wilt u ook een keer een vrijblijvende BMD-Ontbijtbijeenkomst bijwonen? De volgende ontbijtbijeenkomst is op 25 juni in Tilburg en op 24 oktober in Goes. Houd onze Nieuwsflits en de agenda op de website in de gaten. Wij ontvangen u graag!