Compliance is meer dan wet- en regelgeving

Terugblik op BMD-Ontbijtbijeenkomst 4 december 2018

Compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het gaat over het nakomen van normen of het zich er naar schikken. In de BMD-Ontbijtbijeenkomst die op 4 december 2018 plaatsvond, is uitgebreid gesproken over wat compliant zijn nu eigenlijk betekent in de praktijk.

Ethiek

Compliant zijn betekent in de basis dat u voldoet aan de wet- en regelgeving. Het gaat echter verder dan dat: het heeft ook te maken met ethiek en cultuur. Keuzes worden doorgaans gebaseerd op drie principes:

  • wat loont: welke behoefte heeft de markt, wat kunnen we verkopen;
  • wat moet: vanuit het recht wordt de samenleving gereguleerd;
  • wat hoort: ethiek – hoe voel je je er bij?

Hoe ervaart u het zelf? Bent u opgelucht als het bevoegd gezag tijdens een controle niet ziet wat eigenlijk niet naar behoren gaat, of grijpt u een controle aan om kwetsbare stukken in uw organisatie bespreekbaar te maken?

Hard controls versus soft controls

‘Naast de focus op hard controls, moet er meer aandacht komen voor soft controls. Compliance is toegepaste ethiek’, is een van de stellingen waar in de bijeenkomst over gediscussieerd is.

Deelnemers gaven aan dat vertrouwen hierin centraal staat. Vertrouwen van leidinggevende in proceseigenaren dat zij vanuit soft controls of hun intrinsieke waarde bijdragen aan het in compliance zijn van het bedrijf. Daarbij is ook vertrouwen nodig van de medewerker in de visie van het bedrijf of leidinggevende. Dit is te creëren door ‘Walk the Talk’ oftewel, doen wat je zegt.
Voorbeeldgedrag wordt als zeer belangrijk beschouwd. Let op: soft controls zijn niet voor iedereen voldoende, er zijn in bijna ieder bedrijf personen aanwezig die hard controls nodig hebben. Het grote risico bij soft controls is dat er een verschil van interpretatie ontstaat. Dit kan er toe leiden dat een bedrijf niet meer in compliance is.

Onmogelijk om 100% te voldoen aan arbo wet- en regelgeving

Een andere stelling was ‘we kunnen als bedrijf niet voldoen aan alle arbo wet- en regelgeving.’ Veel deelnemers waren het hier mee eens. De reden hiervoor is dat er nogal eens onduidelijkheid bestaat over welke wetgeving van toepassing is en hoe hier vervolgens praktisch invulling aan gegeven kan worden in een organisatie. Ook een belangrijk argument dat besproken is, is dat 100% veilig en 100% voldoen in de praktijk onrealistisch is. Een organisatie krijgt het meestal niet voor elkaar om álles te doen wat zou moeten, álles te weten én volledig in control zijn. Daarom accepteren we vaak een bepaald rest risico. En bij de vraag wat dan dat risico mag zijn, komt wederom de ethiek om de hoek kijken.

Ook over de vraag of ‘de verantwoordelijkheid voor het compliant zijn bij de KAM-coördinator ligt’ werd er uitgebreid gediscussieerd. Hoe wordt de KAM-verantwoordelijke in de organisatie gezien?
Er werd aangegeven dat de medewerker zelf een verantwoordelijkheid draagt en proceseigenaar is, de KAM-coördinator een interne stakeholder is die het kader schetst, maar uiteindelijk het MT eindverantwoordelijk is. Wat daarvoor nodig is, zijn middelen en tijd, maar ook vertrouwen. Alleen als er vertrouwen is en geluisterd wordt naar medewerkers, worden hazards en near misses gemeld.

Meer informatie

Was u niet in de gelegenheid om bij deze bijeenkomst aanwezig te zijn, maar hebt u wel vragen? Of heeft deze BMD-Ontbijtbijeenkomst u verder aan het denken gezet en wilt u nog eens van gedachte wisselen over compliance? Neem dan contact op met uw BMD-adviseur.