Auditen op afstand: het gaat eigenlijk prima

Auditen op afstand: het gaat eigenlijk prima

remote audit BMD AdviesToen we in maart 2020 ineens geconfronteerd werden met een intelligente lockdown, was dat natuurlijk van grote invloed op ons werkend bestaan. Alleen op locatie werken als het echt moet, maar thuiswerken als het kan. We stonden ineens voor nieuwe uitdagingen. Audits – bijvoorbeeld in het kader van een Arbo- milieu, of kwaliteitssysteem, veiligheid of energie – voerden we al sinds jaar en dag volgens een vast stramien uit. Door Covid-19 kwam ook daar verandering in. In het begin werden audits misschien nog wel eens vooruitgeschoven, maar die situatie was niet lang houdbaar. Als auditen niet op locatie kan, blijkt een remote audit een prima alternatief. Deze wordt op afstand uitgevoerd, zonder dat de inhoud afwijkt van een traditionele audit op locatie. Dat kan zowel een interne als een externe audit zijn. Uitstellen is nu al lang niet meer aan de orde; de meeste audits gaan gewoon volgens planning door.

Voorbereiding

Of het nu om een interne of externe audit gaat: het succes van een audit op afstand valt of staat met de voorbereiding. Dat is al het geval bij een gewone audit, maar moet bij een remote audit nog net een tikje grondiger vanwege de technische uitdagingen en communicatie (on)mogelijkheden. Natuurlijk moet in alle gevallen de scope helder zijn. Maar bij een remote audit is het nog belangrijker dat de auditor vooraf over de juiste informatie en documenten beschikt en dat er heldere spelregels zijn: bijvoorbeeld hoeveel tijd er voor de audit wordt uitgetrokken of hoe informatie uitgewisseld wordt.

Techniek

Bij een remote audit speelt de techniek natuurlijk een grote rol. Gelukkig hebben we daar in het afgelopen jaar flink mee kunnen oefenen; het gaat ons steeds beter af. Toch schuilt daarin ook een valkuil. Een QHSE-manager of directielid heeft dan waarschijnlijk inmiddels wel de nodige ervaring opgedaan met overleggen via Teams of Zoom, voor een operator ligt dat misschien heel anders. Daarbij komt dat een (externe) audit voor veel mensen sowieso spanning met zich mee brengt: ze zijn zenuwachtig, bang om het fout te doen, bang voor een negatieve beoordeling. Moet je daarbij gebruik maken van een techniek die je niet zo goed beheerst, dan loopt die spanning alleen maar hoger op. Zonde en onnodig. Ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Door van tevoren onderling te testen of alles werkt, of er beeld én geluid is en of de Wifi-verbinding stabiel is, is al een hoop spanning weg te nemen.

Uitvoeren administratieve deel

Moet een auditee verplicht thuiswerken, dan hoeft dat een audit dankzij de huidige communicatiemogelijkheden niet in de weg te staan. Zo is het vaak mogelijk om bij bijvoorbeeld een compliance audit, waarbij gecontroleerd wordt of uw bedrijf voldoet aan onder ander de geldende wet- en regelgeving, alvast het administratieve deel uit te voeren. Via Teams of Zoom kan de auditor de betreffende documenten samen met de openstaande acties met de auditee doornemen. Ook rondgangen zijn prima op afstand uit te voeren: in zo’n geval biedt beeldbellen uitkomst.

Nieuwe standaard

Een audit op afstand is misschien niet altijd ideaal, het biedt ook kansen. Juist door de nog grondigere voorbereiding en het optimaal benutten van de technische mogelijkheden zijn audits zelfs te verbeteren en efficiënter uit te voeren. Bovendien scheelt het de auditor een hoop reistijd. Wij verwachten in elk geval dat remote auditen ook in de toekomst zeker met regelmaat toegepast zal worden. En wie weet. Misschien hebben we het hier wel over de ‘nieuwe standaard’!

Henk Krols is senior adviseur bij BMD Advies, de fullservice QHSE partner voor bedrijven.

Bron: Process Control Magazine nr. 2-2021.

Whitepaper-Een succesvolle remote audit uit (laten) voeren: zo werkt dat

Met behulp van dit Whitepaper ondersteunt BMD Advies u bij het succesvol uitvoeren van uw remote audit.

Download Whitepaper-Een succesvolle remote audit uit (laten) voeren: zo werkt dat.