Arbo compliance: vijf vaak voorkomende overtredingen

Voortdurend compliant zijn is lastig voor veel bedrijven, met name vanwege de complexiteit en continu veranderende wet- en regelgeving. In de BMD-Nieuwsflits van oktober 2018 besteedden wij aandacht aan milieu compliance. In dit artikel een top 5 van de meest voorkomende tekortkomingen die BMD-adviseurs bij arbo compliance audits en handhavingsbezoeken tegenkomen.
Compliance, oftewel het naleven van wet- en regelgeving en het werken volgens de normen en regels die een organisatie zelf heeft opgesteld, is één van de normeisen uit de ISO 45001 (voorheen OHSAS 18001). Wanneer u volgens deze norm gecertificeerd bent, moet u aantoonbaar voldoen aan de voor u geldende arbowet- en regelgeving. Bij compliance kijken we of het beleid aansluit op de wet- en regelgeving, of er onderzoek is gedaan en wat er met de hieruit voortkomende actiepunten is gedaan. Op basis van de ervaringen van de BMD-adviseurs bij arbo compliance audits en handhavingsbezoeken, hebben we een top 5 van de meest voorkomende tekortkomingen opgesteld.

1. Onvolledige Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E)

Al hebben veel bedrijven inmiddels wel een Risico-inventarisatie & Evaluatie uitgevoerd, toch staat het ontbreken van een volledige RI&E met stip op nummer 1 in deze top 5 van tekortkomingen. Dat komt vaak omdat een standaard RI&E-checklist wordt afgewerkt, waarbij er te weinig aandacht is voor specifieke risico’s, zoals het werken met machines of blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Hiervoor zou een verdiepende of aanvullende RI&E gedaan moeten worden, iets wat helaas nogal eens achterwege wordt gelaten. Datzelfde geldt voor het plan van aanpak: onze BMD-adviseurs komen met regelmaat tegen dat er weliswaar een plan van aanpak is opgesteld, maar dat opvolging hiervan blijft liggen.
De wet omschrijft overigens niet exact wat er in een RI&E moet staan, maar stelt dat in een RI&E álle risico’s geïnventariseerd en geëvalueerd moeten worden.

De verplichting voor het in kaart brengen van alle risico’s staat omschreven in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet.

2. PSA-beleid

Daarmee maken we een bruggetje naar het tweede punt in onze top 5: onvoldoende of zelfs volledig ontbrekend beleid op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Zoals gezegd moet het bedrijf de risico’s volledig in beeld hebben. PSA zou daarmee ook een vast onderdeel moeten zijn van de RI&E, iets wat nog maar bij weinig bedrijven het geval is. Natuurlijk hebben bedrijven vaak wel wat beleid vastgesteld: ‘wij tolereren geen discriminatie’, of ‘we gaan respectvol met elkaar om’ zijn voorbeelden van beleidsregels die we wel eens tegenkomen. Ook hebben veel bedrijven wel een vertrouwenspersoon aangewezen. Wat mist is onderzoek: wat speelt er nu werkelijk op de werkvloer? Ervaren onze medewerkers een hoge werkdruk, waarom is er veel ziekteverzuim, is er sprake van seksuele intimidatie, et cetera? Het zijn vaak lastige onderwerpen om aan te snijden, maar een gedegen onderzoek naar PSA en een goed PSA-beleid kan uitval en onnodige (hoge) kosten voorkomen.

In het Arbeidsomstandighedenbesluit, artikel 2.15 zijn de verplichtingen rondom PSA vastgelegd.

3. Fysieke belasting

Naast de psychosociale is er natuurlijk ook fysieke belasting. Overbelasting, maar ook onderbelasting is een arbeidsrisico en moet dus meegenomen worden in de RI&E. De meest voorkomende klachten die verband houden met een te zware fysieke belasting zijn klachten aan armen, nek, schouders of knieën. Onderbelasting wordt veroorzaakt doordat er bijvoorbeeld geen goede verhouding is tussen zitten en bewegen. Er zijn verschillende methodes om klachten aan het bewegingsapparaat te inventariseren en evalueren. Bedrijven zijn geneigd deze stap over te slaan. Met alle goede bedoelingen worden al hulpmiddelen aangeschaft om fysieke belasting te reduceren, zonder dat de risico’s daadwerkelijk onderzocht zijn. Hierdoor krijgen de risico’s die nu daadwerkelijk aandacht behoeven, niet altijd de juiste prioriteit. Voor veel branches zijn de risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen voor fysieke belasting verzameld in een arbocatalogus, die daarmee een handige leidraad vormt.

Meer over fysieke belasting vindt u in het Arbeidsomstandighedenbesluit, artikel 5.3.

4. Arbeidsmiddelen

Onder arbeidsmiddelen vallen machines, maar ook bijvoorbeeld handgereedschap. Een nieuwe machine is in principe altijd voorzien van een CE-keur. Een fabrikant weet echter nooit waar de machine exact geplaatst wordt. Daarom moet een bedrijf ook altijd nog een risicoanalyse uitvoeren waarin naar de specifieke situatie wordt gekeken. Daarnaast wordt een machine nogal eens aangepast. Vaak wordt vergeten dat dan de bestaande CE-keuring vervalt en deze opnieuw moet worden uitgevoerd.
BMD-adviseurs zien ook regelmatig dat het handgereedschap onvoldoende onderhouden en/of gekeurd worden. Ook instructiekaarten ontbreken nogal eens. Het juist gebruik van arbeidsmiddelen is enorm belangrijk voor de arbeidsveiligheid. Toolboxmeetings zijn uitermate geschikt om instructie en voorlichting te geven over het veilig gebruiken van machines en gereedschappen en zorgen ervoor dat medewerkers zich bewust zijn en blijven van de risico’s. Let er echter op dat nieuwe medewerkers of tijdelijke krachten direct op functieniveau geïnstrueerd worden.

In het Arbeidsomstandighedenbesluit, artikel 7.3 staan de verplichtingen rondom geschiktheid arbeidsmiddelen (en RI&E). De eisen rondom deskundigheid werknemers vindt u terug in het Arbeidsomstandighedenbesluit, artikel 7.6.

5. Preventiemedewerker

Zodra een bedrijf een of meerdere medewerker(s) op de loonlijst heeft staan, moet er een preventiemedewerker of arbocoördinator aangesteld zijn, die de werkgever ondersteunt en adviseert met betrekking tot arbeidsomstandigheden en veiligheid. De wetgeving is op dit punt niet heel helder, er staat alleen omschreven dat de betreffende medewerker deskundig moet zijn. Om maar te voldoen aan de wettelijke verplichting, wordt de taak van een preventiemedewerker vaak op het bordje van één van de medewerkers gelegd, zonder dat er duidelijk is wat er nu van hem of haar verwacht wordt. Een functieprofiel waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd, is vaak niet opgesteld. Daarnaast ontbreekt het vaak aan tijd en kennis om de rol naar behoren uit te kunnen voeren. Wat deskundig is, verschilt per bedrijf. Een preventiemedewerker moet in elk geval op de hoogte zijn van de van toepassing zijnde arbowetgeving, maar ook de verschillende processen binnen het bedrijf kennen en weten wat de arbeidsomstandigheden zijn.

In artikel 13 van de Arbeidsomstandighedenwet staat dat iedere werkgever ‘zich ten aanzien van de naleving van zijn verplichtingen op grond van deze wet laat bijstaan door een of meer deskundige werknemers.’

Meer informatie

Wilt u meer weten over het voldoen aan arbowet- en regelgeving, dan kunt u contact opnemen met Pieter Diehl, Steffan Griep of Tim de Laat, zij vertellen u er graag meer over. Ook kunnen zij u adviseren als u op zoek bent naar een praktische tool, zoals Sufficio, om invulling te geven aan de arbo compliance verplichtingen.
Op dinsdag 4 december is er een BMD-Ontbijtbijeenkomst over compliance. Wij nodigen u van harte uit zich hierbij aan te sluiten. Kijk voor meer informatie en aanmelden op bmdzuid.nl.

Meer lezen

Milieu compliance: vijf vaak voorkomende overtredingen
Sufficio: compliance aan wet- en regelgeving
Blootstellingsbeoordeling
Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) een groot arbeidsrisico
De Preventiemedewerker: wat u moet weten