ISO 14001 om MVO-ambities kracht bij te zetten

“In 2015 vindt 90% van onze inkoop plaats bij duurzame leveranciers, bieden wij onze klanten voor ieder product een verantwoord alternatief met een onafhankelijk keurmerk, stoten we 20% minder CO₂ uit per ton product ten opzichte van 2008 en behoren wij tot de top 10 van de meest duurzame foodleveranciers in Nederland. In 2012 zijn alle vestigingen ISO 14001 gecertificeerd.” Het zijn enkele van de doelen die zijn vastgelegd in het ambitieuze MVO-beleid van Deli XL. BMD Advies Zuid-Nederland ondersteunt bij het opzetten en implementeren van het milieumanagementsysteem.

Bescheiden opstelling

“Zeggen wat je doet en doen wat je zegt, dat is wat wij met een ISO 14001 managementsysteem willen. Wij zien het ISO 14001 managementsysteem als een middel om de MVO-ambities kracht bij te zetten. Deli XL wil niet certificeren om het certificeren, maar wij kiezen er alleen voor omdat het daadwerkelijk iets brengt.” Aan het woord is Erin Troost, manager Sustainability bij Deli XL. Deze groothandel voor foodservice is al sinds jaar en dag HACCP-gecertificeerd (een hygiënecode voor de voedingsmiddelenbranche). Een kenmerk daarvan is niet te vinden op het briefpapier. Die keuze heeft het bedrijf nu ook gemaakt voor ISO 14001. Troost: “Wij stellen ons wat dat betreft bescheiden op. Het is vanzelfsprekend dat wij over een HACCP-certificaat beschikken. Daar hoeft geen nadruk op te liggen. Het moet ook als vanzelfsprekend worden ervaren dat wij een milieumanagementsysteem hebben. Het wordt natuurlijk wel anders als er, bijvoorbeeld bij een tender, om gevraagd wordt. Dan leggen we uiteraard alles op tafel. ”

Die bescheidenheid is ook terug te vinden in het productassortiment van Deli XL. Troost: “Een van de MVO-doelstellingen is dat wij in 2015 onze klanten voor ieder product een verantwoord alternatief willen bieden, getoetst door een onafhankelijke partij. Al promoten wij deze ‘Natuurlijk Verantwoord producten’ actief, we willen deze niet opleggen. Het is niet aan Deli XL om belerend te zijn. Onze klanten houden de keuze tussen scharreleieren en het diervriendelijkere vrije uitloop ei. Soms is het nodig om wel heel duidelijk stelling in te nemen. Ganzenlever vinden wij echt niet passen binnen ons MVO-beleid, daarom is fois gras samen met enkele andere producten helemaal uit ons assortiment verdwenen.”

Deli XL ziet in duurzaamheid een kettingreactie ontstaan. Door het duurzaam inkopen beleid van de overheid verduurzaamt volgens Erin Troost de hele branche. Niet alleen de leveranciers, maar ook de klanten worden bewuster. “Ook bij de horeca begint de vraag naar duurzaamheid duidelijk te groeien. Daar ligt het accent vaak wel iets anders. Deze branche is meer gericht op smaakbeleving, biologisch, local sourcing en onderscheidend vermogen. Daar spelen wij als Deli XL dan ook op in met onze producten.”

Projectleider sustainability Ko Hendriks en manager sustainability Erin Troost

ISO 14001 voor 16 vestigingen

Bij tenders waarin duurzaamheid een rol speelt wordt een ISO 14001-systeem vaak als een vereiste gezien. Vanwege het traject van constante verbeteringen past het prima binnen de uitgangspunten van het bedrijf. Deli XL heeft in Nederland 16 vestigingen, het is een hele klus om alle vestigingen ISO 14001 gecertificeerd te krijgen. Daarom werd projectleider Sustainability Ko Hendriks aangetrokken om met hulp van BMD-adviseur Steven Kramer het ISO 14001 milieumanagementsysteem vorm te geven en te implementeren. Hendriks: “We hebben ervoor gekozen om één centraal systeem te maken, met een handboek waarvan de basis voor elke vestiging gelijk is. Daarin is ook de wetgeving waaraan wij moeten voldoen, vastgelegd. Vervolgens kan iedere vestiging met werkinstructies verder toepasbaar maken voor het eigen bedrijf.”

De stoffen waarmee Deli XL werkt, zijn enorm divers. Naast de voedingsmiddelen levert het bedrijf ook non-food. Een klein onderdeel daarvan vormen de specifiek voor in de ‘grootkeukens’ geschikte schoonmaakmiddelen en de speciale grootverpakkingen vaatwasmiddelen die direct op vaatwassers aangesloten kunnen worden. Deze middelen kunnen worden aangemerkt als ‘gevaarlijke stoffen’ met dien verstande dat ze alleen worden opgeslagen en in principe niet uit de verpakkingen komen. Aan de hand van een compliance-audit kijkt Steven Kramer of de afzonderlijke vestigingen voldoen aan de wet- en regelgeving en controleert hij of de wijze van opslag voldoet aan alle eisen. De werkinstructies die in het kader van het milieumanagementsysteem zijn opgesteld, zijn er op gericht om ‘spilling’ te voorkomen. Daarnaast is beschreven wat er moet gebeuren als er onverhoopt een verpakking stuk gaat en er iets gemorst wordt. De basis van de werkinstructies vormde de werkwijze zoals deze gevolgd werd op de werkvloer.

Deli XL was gewend aan het registreren van processen en het projectmatige werken volgens een managementsysteem, dat deden ze immers ook voor het HACCP-managementsysteem. Toch besloot Deli XL samen met BMD-adviseur Steven Kramer om het ISO-14001 systeem weliswaar te baseren op HACCP, maar niet volledig te integreren. Hendriks: “Als Deli XL iets ‘nieuws’ start, wordt er vaak eerst een pilot gedaan om de aandachtspunten boven tafel te krijgen. Daarom zijn we ook begonnen met het certificeringstraject voor één vestiging, namelijk Helmond. Nu wordt het systeem gekopieerd en eventueel op kleine punten aangepast voor de andere vestigingen. Als alles goed draait, hebben wij zeker we de ambitie om de HACCP- en ISO 14001-systemen samen te voegen.”

Zelfvertrouwen voor audit

Hendriks had nog geen ervaring in het opzetten van managementsystemen. “De samenwerking met BMD Advies is voor mij erg leerzaam. Steven Kramer heeft veel betekend in de vertaling van wet- en regelgeving naar ons bedrijf, heeft aangegeven wat voor Deli XL van belang is. Als bedrijf is het met die wollige wetgeving moeilijk de focus te houden, maar met de praktijkervaring van Steven lukte dat wel. Hij heeft ons niet alleen bij de vormgeving van het managementsysteem, maar later ook bij de voorbereiding van de certificeringsaudit van de vestiging Helmond begeleid onder meer door het uitvoeren van de interne audits. Daardoor wisten we wat we konden verwachten, het heeft ons het nodige zelfvertrouwen gegeven om de certificeringsaudit in te gaan.”

Elke vestiging heeft een eigen milieuteam dat ervoor zorgt dat alles rondom milieuwet- en regelgeving en ISO 14001 in orde is. Om deze teams vertrouwd te maken met deze thema’s verzorgde BMD-adviseur Sikko Oegema een training milieucoördinator. “Van elke vestiging volgden twee medewerkers deze cursus. In eerste instantie leek de stof heel taai. Sikko stemde de training echter specifiek af op onze organisatie, daardoor kreeg iedereen de lijn goed te pakken. Nu begrijpt iedereen dat als er iets verandert in het bedrijf, nagedacht moet worden of dat ook consequenties heeft voor milieu of vergunningen. Bij veranderingen: neem contact op met Ko, is de boodschap nu.”

De vestiging Helmond is in augustus 2011 gecertificeerd. Er werden bij de externe audit slechts twee ‘minor’ verbeterpunten geformuleerd, die relatief eenvoudig op te lossen zijn. De externe auditor is van mening dat er met het managementsysteem een heel goede basis ligt voor de andere vestigingen. In 2012 moet de klus geklaard zijn, dan zouden volgens planning alle 16 vestigingen over een ISO 14001-certificaat moeten beschikken.

BMD-nieuwsbrief, oktober 2011